全球经济受疫情重创，香港亦不例外，失业率一度高企。企业挣扎求存，开始考虑是否改变现有运营模式，期望降低运营成本，共度难关。今篇文章将讲述共享工作间（Co-working Space）的个案，看看现已开发的数字科技系统如何降低共享工作间的运营成本。
香港有很多自由工作者（Freelancer），而大多数自由工作者都认为在家工作时容易分心，因此会到邻近的 co-working space 工作，避免工作效率低落。近几年共享工作间需求大增，不少人也纷纷投资 co-working space。
疫情来袭，更是让他们措手不及。受“限聚令”影响，营业额减少约三至四成。而经营共享工作间的基础成本包括租金、水电费、设备维修费及人力成本等。就各项成本来看，人力成本是较能控制的成本，商家往往会从这里入手。但在降低人力成本的同时，也很大机会影响服务质量。要弥补这个漏洞，只能依靠数字系统。
传统预约方式
市面上仍有不少共享工作间采用传统预约方式，即通过电邮或 WhatsApp 等途径与客人沟通。就配套来说，这无疑是成本较低的方法；但就效率而言，则有点逊色。
传统预约方式等待时间长，容易磨灭客户耐性，影响消费意愿。沟通过程也需要多次反复确认，程序繁复、效率低，人为失误机会也较高。客户更不能得知实时预约情况，缺乏即时性。种种细微错误都会大大影响客户体验。
网上预约系统（Online Booking System）
网上预约系统有别于传统预约方式。虽然两者同样通过网络途径处理预约，但 Online Booking System 是数字化运营，不需要人手辅助也能妥善安排及处理预约详情。唯一需要人手操控的部分，是系统设置。
管理员可在网上预约系统后台设置多个可供预约的设备或房间，并为它们命名，例如会议室 A、会议室 B、会议室 C 等。另外，管理员也可在后台设置每个项目的独立预约行程，行程能以日历形式显示，预约详情一目了然。
在网上预约系统中，管理员也可自由设定每节时段的时间，例如每节 30 分钟，也能因情况临时删除不适用时间。管理员只需在系统中执行几个步骤，就能启动属于企业的网上预约系统。
在下篇文章，将讲述 Online Booking System 的优点，也会介绍多一个适用于共享工作间经营模式的科技系统。想了解更多网上预约系统资料或降低运营成本的方法，记得密切留意文章更新。
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