企业内的人事部一般要处理大量不同类型的机密文件。例如,对外要处理应聘者的简历、工作及学历证明文件等,并需要将所有资料储存到数据库,方便日后翻查;对内则要小心保管员工个人资料,同时处理薪金、假期、年资、晋升、培训,以及其他业务上的重要合同等。
处理海量文件非常费时,会为日常运营带来负担并影响效率。相反,有系统的人力资源管理,不但能解决当中的问题,也能令工作流程更顺畅。
什么是 HRM 系统?
人力资源管理系统(Human Resources Management System,HRM)涉及人事方面的管理工作,活用系统学为企业人力资源管理进行分析、规划及调整,提升管理水平,让资源更能用得其所,提高工作效率。
HRM 系统集合多项科技于一身,一般以软件即服务(SaaS)方式使用,也可通过手机 App 操作。通常具备的技术包括:门禁系统(Access Control)、人脸识别系统(Facial Recognition)、文件管理系统(DMS)、全球定位系统(GPS)、光学字符识别(OCR)等。
HRM 五大优势为企业带来利益
兼容企业现有系统。 管理层无需担心人力资源管理系统与现有系统互不兼容、数据无法转换等问题,因为 HRM 一般可与其他系统整合,并可协助将资料及文件数字化。因此,未来需要更新系统时,无需再投入额外资金更换其他系统,也方便员工尽快适应使用。
活用云端科技。 善用云端(Cloud)、软件即服务(SaaS),以及集团化管理模式,企业只需在公司电脑系统内安装一次 HRM,便能让员工轻松使用、管理甚至升级 HRM。因此,应用 HRM 系统是企业实行数字化转型的重要一步。
提高灵活度及效率。 各企业都需要一套适合现今数字化环境的管理模式,并能制定未来发展的人力资源管理系统。HRM 不但能提供资源运用上的数据分析,更能随着公司发展作出相应调整和升级。这种灵活性可减少二次开发成本,节省支出。
实行环保无纸办公室。 数字化、无纸化办公、异地共同办公逐渐成为各大企业的主流工作模式。由于运用了 cloud 及 SaaS 模式,员工何时何地都能使用 HRM 系统,不但大大提高工作效率,也符合大势所趋的企业环保原则。
权限管理保障数据安全。 随着企业职位划分越来越细致,HRM 系统衍生出权限(access control)功能。它可根据不同管理人员给予相应权限,分布式权限控制既可统一管理,又能明确分工,保障机密文件资料安全。
自 20 世纪 60 年代末第一代人力资源管理系统诞生至今,HRM 已由最初只是计算员工薪酬,演变至现时可进行报表生成、数据分析、支出、预算管理及考勤管理工作的云端系统。现代 HRM 系统更能收集、管理、分析及预测结果,以信息和资料共享体现崭新的系统版本。下篇将继续深入介绍人力资源管理系统的功能及科技运用,如何为你的业务增值。
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