企业内的人事部一般要处理大量不同类型的机密文件。例如，对外要处理应聘者的简历、工作及学历证明文件等，并需要将所有资料储存到数据库，方便日后翻查；对内则要小心保管员工个人资料，同时处理薪金、假期、年资、晋升、培训，以及其他业务上的重要合同等。
处理海量文件非常费时，会为日常运营带来负担并影响效率。相反，有系统的人力资源管理，不但能解决当中的问题，也能令工作流程更顺畅。
什么是 HRM 系统？
人力资源管理系统（Human Resources Management System，HRM）涉及人事方面的管理工作，活用系统学为企业人力资源管理进行分析、规划及调整，提升管理水平，让资源更能用得其所，提高工作效率。
HRM 系统集合多项科技于一身，一般以软件即服务（SaaS）方式使用，也可通过手机 App 操作。通常具备的技术包括：门禁系统（Access Control）、人脸识别系统（Facial Recognition）、文件管理系统（DMS）、全球定位系统（GPS）、光学字符识别（OCR）等。
HRM 五大优势为企业带来利益
兼容企业现有系统。 管理层无需担心人力资源管理系统与现有系统互不兼容、数据无法转换等问题，因为 HRM 一般可与其他系统整合，并可协助将资料及文件数字化。因此，未来需要更新系统时，无需再投入额外资金更换其他系统，也方便员工尽快适应使用。
活用云端科技。 善用云端（Cloud）、软件即服务（SaaS），以及集团化管理模式，企业只需在公司电脑系统内安装一次 HRM，便能让员工轻松使用、管理甚至升级 HRM。因此，应用 HRM 系统是企业实行数字化转型的重要一步。
提高灵活度及效率。 各企业都需要一套适合现今数字化环境的管理模式，并能制定未来发展的人力资源管理系统。HRM 不但能提供资源运用上的数据分析，更能随着公司发展作出相应调整和升级。这种灵活性可减少二次开发成本，节省支出。
实行环保无纸办公室。 数字化、无纸化办公、异地共同办公逐渐成为各大企业的主流工作模式。由于运用了 cloud 及 SaaS 模式，员工何时何地都能使用 HRM 系统，不但大大提高工作效率，也符合大势所趋的企业环保原则。
权限管理保障数据安全。 随着企业职位划分越来越细致，HRM 系统衍生出权限（access control）功能。它可根据不同管理人员给予相应权限，分布式权限控制既可统一管理，又能明确分工，保障机密文件资料安全。
自 20 世纪 60 年代末第一代人力资源管理系统诞生至今，HRM 已由最初只是计算员工薪酬，演变至现时可进行报表生成、数据分析、支出、预算管理及考勤管理工作的云端系统。现代 HRM 系统更能收集、管理、分析及预测结果，以信息和资料共享体现崭新的系统版本。下篇将继续深入介绍人力资源管理系统的功能及科技运用，如何为你的业务增值。
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