Excel 的确是伟大的发明。再复杂、再多的数据,都可以通过公式、筛选工具等得到准确数值,再由“人工智能”(这里指真实的人脑)进行分析,为业务表现提供洞察,同时也为企业节省 IT 部门支出。
当业务只开展了数年、规模仍然较小时,用人手和 Excel 处理数据、与各部门沟通协作,确实非常节省成本,也很有效率。
但当业务逐渐成熟并持续增长,部门和人手不断扩充,营运流程越来越多分支时,一双手和 Excel 表格是否还能应付多年累积下来的庞大数据和复杂工作流程?
多年累积的业务数据正是企业最大的资产。企业是否应该将资料分类并加以分析,找出业务强项和不足,再对症下药,巩固并推动业务稳步向上?
technine 接触过不少本地传统业务个案,它们都有一定年资,也正面对上述问题。很多管理层会问:IT 系统能否配合公司独有的业务流程?系统与系统之间、新开发软件与现有硬件和数据库之间,能否对接及迁移数据?最重要的是,定制系统的报价差异很大,成本是否很高?员工会否适应并懂得使用科技系统?有没有政府资助可以申请补贴?
Technine 将分享几个应用场景,为大家提供实际的数字化转型(Digital Transformation)例子,也协助大家了解适度运用科技和定制系统,如何简化并加快业务营运流程。
地盘以 QR Code 门禁系统(QR Code Access Control)记录出勤及监察保安
建筑工地很多时候没有稳定电力供应,甚至接收不到网络;范围大且有多个出入口;出入人士众多,包括建筑工人、其他发展商及承建商员工等,要监察出入情况、员工出勤记录以及保安工作并不容易。
据了解,地盘一般以传统人手方式处理访客出入登记及员工出勤,以 Excel 表格、纸笔和签名作记录。是否漏签、签错,是否有人混入,是否有人盗用他人身份进入,都难以稽考。同时还需要文职人员处理出勤记录,可能只是把纸张扫描成 PDF,或以人手用 Excel 输入员工出勤记录以便计算工资,费时失事。
尤其当地盘位于边境或禁区等特别位置,需要特别许可进入,而出入记录还需要提交至政府部门时,科技系统就可以协助建筑公司准确整理资料,监察并准确记录出入情况。
新一代 QR Code 门禁系统可以协助处理这种情况。一般人会认为门禁系统只包括门锁或密码锁,但现代 QR Code 门禁系统可通过流动装置作为扫描器,让员工以 QR Code 出入。流动扫描器不需要稳定电力运作,并支持离线操作,正好适合地盘使用。各出入口的数据会即时同步,方便管理员工出勤情况;后台数字化系统也可取代以往人手记录,节省人力物力并降低成本。
想了解更多实例,请继续留意下一篇文章。technine 将在下篇分享不同企业的真实案例,让大家了解 IT 如何简化并加快业务营运流程。
本翻译由 AI 协助完成。
