Excel 的确是伟大的发明。再复杂、再多的数据，都可以通过公式、筛选工具等得到准确数值，再由“人工智能”（这里指真实的人脑）进行分析，为业务表现提供洞察，同时也为企业节省 IT 部门支出。
当业务只开展了数年、规模仍然较小时，用人手和 Excel 处理数据、与各部门沟通协作，确实非常节省成本，也很有效率。
但当业务逐渐成熟并持续增长，部门和人手不断扩充，营运流程越来越多分支时，一双手和 Excel 表格是否还能应付多年累积下来的庞大数据和复杂工作流程？
多年累积的业务数据正是企业最大的资产。企业是否应该将资料分类并加以分析，找出业务强项和不足，再对症下药，巩固并推动业务稳步向上？
technine 接触过不少本地传统业务个案，它们都有一定年资，也正面对上述问题。很多管理层会问：IT 系统能否配合公司独有的业务流程？系统与系统之间、新开发软件与现有硬件和数据库之间，能否对接及迁移数据？最重要的是，定制系统的报价差异很大，成本是否很高？员工会否适应并懂得使用科技系统？有没有政府资助可以申请补贴？
Technine 将分享几个应用场景，为大家提供实际的数字化转型（Digital Transformation）例子，也协助大家了解适度运用科技和定制系统，如何简化并加快业务营运流程。
地盘以 QR Code 门禁系统（QR Code Access Control）记录出勤及监察保安
建筑工地很多时候没有稳定电力供应，甚至接收不到网络；范围大且有多个出入口；出入人士众多，包括建筑工人、其他发展商及承建商员工等，要监察出入情况、员工出勤记录以及保安工作并不容易。
据了解，地盘一般以传统人手方式处理访客出入登记及员工出勤，以 Excel 表格、纸笔和签名作记录。是否漏签、签错，是否有人混入，是否有人盗用他人身份进入，都难以稽考。同时还需要文职人员处理出勤记录，可能只是把纸张扫描成 PDF，或以人手用 Excel 输入员工出勤记录以便计算工资，费时失事。
尤其当地盘位于边境或禁区等特别位置，需要特别许可进入，而出入记录还需要提交至政府部门时，科技系统就可以协助建筑公司准确整理资料，监察并准确记录出入情况。
新一代 QR Code 门禁系统可以协助处理这种情况。一般人会认为门禁系统只包括门锁或密码锁，但现代 QR Code 门禁系统可通过流动装置作为扫描器，让员工以 QR Code 出入。流动扫描器不需要稳定电力运作，并支持离线操作，正好适合地盘使用。各出入口的数据会即时同步，方便管理员工出勤情况；后台数字化系统也可取代以往人手记录，节省人力物力并降低成本。
想了解更多实例，请继续留意下一篇文章。technine 将在下篇分享不同企业的真实案例，让大家了解 IT 如何简化并加快业务营运流程。
本翻译由 AI 协助完成。