企業內的人事部一般要處理大量不同類型的機密文件，例如，對外要處理應徵人士的履歷表、工作及學歷證明文件等，並需要將所有資料儲存到資料庫，以便翻查；對內要小心保管員工個人資料同時，需要處理薪金、假期、年資、晉升、培訓，還有其他業務上的重要合約等。
處理海量文件非常費時，為日常運作帶來負擔並影響效率。相反，有系統的人力資源管理，不但能解決箇中問題，並可使工作流程更順暢。
什麼是HRM系統？
人力資源管理系統 (Human Resources Management System，HRM) 涉及人事方面的管理工作，活用系統學為企業人力資源管理進行分析、規劃及調整，提升管理水平，令資源更能用得其所，提高工作效率。
HRM系統集合多項科技於一身，一般以軟件即服務 (SaaS) 方式使用，可通過手機app操作。通常具備的技術有：門禁系統 (Access Control)、人臉識別系統 (Facial Recognition)、文件管理系統 (DMS)、全球定位系統 (GPS)、光學字元辨識 (OCR) 等。
HRM五大優勢為企業帶來利益
兼容企業現有系統
管理層無需擔心人力資源管理系統 與現有系統互不兼容、數據無法轉換等問題，因為HRM一般可與其他系統整合，並可協助將資料及文件數碼化，因此未來需更新系統時，無需再投入額外資金更換其他系統，亦方便員工盡快適應使用。
活用雲端科技
善用雲端 (Cloud) 、軟件即服務(SaaS)，及應用集團化的管理模式，企業只需安裝HRM一次於公司電腦系統內，便能讓員工輕鬆使用、管理甚至把HRM升級，所以應用HRM系統是企業實行數碼轉型 (digital transformation)的重要一步。
提高靈活度及效率
各企業都需要一套適合現今數碼化的管理模式，並能製定未來發展的人力資源管理系統 。HRM不但能提供資源運用上的數據分析，更能隨著公司發展作出相應的調整和升級，這個靈活性能減少二次開發的成本，節省支出。
實行環保無紙辦公室
數碼化 (digitization)、無紙化辦公 (paperless office)、異地共同辦公 (remote office) 逐漸成為各大企業的主流工作模式，由於運用了cloud及SaaS模式的關係，令員工何時何地都能使用HRM系統，不但大大提高工作效率，更符合大勢所趨的企業環保原則。
許可權管理保障數據安全
隨著企業職位的劃分越來越細緻，HRM系統衍生出許可權 (access control)功能 — 它可根據不同的管理人員而給予相應的許可權，這分散式許可權控制既可統一管理，又能明確分工，保障機密文件資料的安全。
自20世紀60年代末，第一代人力資源管理系統誕生至今，已由最初只是計算員工薪酬，演變至現時可進行報表生成、數據分析、支出、預算管理及考勤管理工作等的雲端系統。而現代HRM系統更能收集、管理、分析及預計結果，以信息及資料共享體現嶄新的系統版本。下篇將繼續深入介紹人力資源管理系統的功能及科技運用，如何為你的業務增值！