全球經濟受疫情重創，香港亦不例外，最新失業率高達7%，創近17 年新高。企業爭扎求存，開始考慮應否改變現有營運模式，盼能降低營運成本，共度難關。今篇文章，將講述共享工作間（Co-working Space）的個案，看看現已開發的數碼科技系統如何降低共享工作間的營運成本。
香港有很多自由工作者（Freelancer），而大多數的自由工作者都認為在家工作時容易分心，因此會到鄰近的co-working space工作，避免工作效率低落。近幾年共享工作間需求大增，不少人都紛紛投資co-working space。
疫情的來襲，更是殺他們一個措手不及。受「限聚令」影響，生意額少了約3 至 4成。而經營共享工作間的基礎成本則包含租金、水電費、設備維修費及人力成本等。就各個成本來看，人力成本就是較能控制的成本，商家往往都會在這「開刀」。但在降低人力成本的同時，都很大機會影響服務質素。要彌補這個漏洞亦只能依靠數碼系統！
傳統預約方式
市面上，仍有不少共享工作間是以傳統預約方式，即電郵或WhatsApp等途徑與客人溝通。就配套來說，這無疑是成本較低的方法。但就效率而言，則有點遜色。傳統預約方式等候時間長，容易磨滅客戶耐性，影響消費意慾。溝通期間亦需多次反覆確認，程序繁複，效率低外，人為失誤的機會亦較高。客戶更不能得知實時預約情況，缺乏即時性。種種細微的錯誤，都大大影響客戶的體驗！
網上預約系統（Online Booking System）
網上預約系統有別於傳統預約方式，雖則兩者同樣要透過網絡途經去處理預約，但網上預約系統（Online Booking System）則是數碼化的運作，不需要人手扶助亦能妥善安排及處理預約詳情。而唯一需要人手操控的部份則是系統設置。
管理員可在網上預約系統的後台設置多個可供預約的設備或房間，並將它們命名，如會議室A、會議室B、會議室C等。另外，管理員亦可在Online Booking System的後台設定每個項目的獨立預約行程，行程能以日曆形式顯示，預約詳情一目了然。
在網上預約系統中，管理員亦可自由設定每節時段的時間，如一節時段為30分鐘，亦能因情況臨時刪去不適用時間。管理員只需在網上預約系統中執行幾個步驟，就能啟動屬於貴企業的網上預約系統！
在下篇文章，將講述Online Booking System的優點，亦會介紹多一個適用於共享工作間經營模式的科技系統。想了解更多網上預約系統的資料或降低營運成本的方法，記得要密切留意文章的更新啦！