全球經濟受疫情重創,香港亦不例外,最新失業率高達7%,創近17 年新高。企業爭扎求存,開始考慮應否改變現有營運模式,盼能降低營運成本,共度難關。今篇文章,將講述共享工作間(Co-working Space)的個案,看看現已開發的數碼科技系統如何降低共享工作間的營運成本。

香港有很多自由工作者(Freelancer),而大多數的自由工作者都認為在家工作時容易分心,因此會到鄰近的co-working space工作,避免工作效率低落。近幾年共享工作間需求大增,不少人都紛紛投資co-working space。

疫情的來襲,更是殺他們一個措手不及。受「限聚令」影響,生意額少了約3 至 4成。而經營共享工作間的基礎成本則包含租金、水電費、設備維修費及人力成本等。就各個成本來看,人力成本就是較能控制的成本,商家往往都會在這「開刀」。但在降低人力成本的同時,都很大機會影響服務質素。要彌補這個漏洞亦只能依靠數碼系統!

傳統預約方式

市面上,仍有不少共享工作間是以傳統預約方式,即電郵或WhatsApp等途徑與客人溝通。就配套來說,這無疑是成本較低的方法。但就效率而言,則有點遜色。傳統預約方式等候時間長,容易磨滅客戶耐性,影響消費意慾。溝通期間亦需多次反覆確認,程序繁複,效率低外,人為失誤的機會亦較高。客戶更不能得知實時預約情況,缺乏即時性。種種細微的錯誤,都大大影響客戶的體驗!

網上預約系統(Online Booking System)

網上預約系統有別於傳統預約方式,雖則兩者同樣要透過網絡途經去處理預約,但網上預約系統(Online Booking System)則是數碼化的運作,不需要人手扶助亦能妥善安排及處理預約詳情。而唯一需要人手操控的部份則是系統設置。

管理員可在網上預約系統的後台設置多個可供預約的設備或房間,並將它們命名,如會議室A、會議室B、會議室C等。另外,管理員亦可在Online Booking System的後台設定每個項目的獨立預約行程,行程能以日曆形式顯示,預約詳情一目了然。

在網上預約系統中,管理員亦可自由設定每節時段的時間,如一節時段為30分鐘,亦能因情況臨時刪去不適用時間。管理員只需在網上預約系統中執行幾個步驟,就能啟動屬於貴企業的網上預約系統!

在下篇文章,將講述Online Booking System的優點,亦會介紹多一個適用於共享工作間經營模式的科技系統。想了解更多網上預約系統的資料或降低營運成本的方法,記得要密切留意文章的更新啦!


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